Les listes de tâches

Une liste de tâches est un ensemble ordonné d’actions élémentaires que le responsable d’une intervention (ou ses équipiers) devra effectuer lors de l’exécution de cette intervention. Ces tâches peuvent être de nature et de finalité très variées : étapes successives d’un mode opératoire, check list dans un process, points à vérifier lors d’un contrôle qualité, valeurs à relever lors d’un état des lieux.

Une intervention peut comprendre zéro, une ou plusieurs listes de tâches.

Une liste de tâches peut être présente une ou plusieurs fois au sein d’une même intervention car devant pouvoir être exécutée une ou plusieurs fois au cours de cette intervention.
En outre, une liste de tâches peut être associée à une ou plusieurs entités données. C’est le cas ci-dessous où la liste intitulée “Vérification extincteur CO2” est présente 3 fois, en relation avec chacun des 3 extincteurs qui vont être vérifiés.

Les listes “Début d’intervention” et “Fin d’intervention” ne sont, elles, présentes qu’une seule fois car ne s’appliquant qu’une fois, respectivement au début et à la fin de l’intervention. En outre, parce qu’elles ne concernent pas à un extincteur en particulier, elles n’ont pas d’entité rattachée.

Techniquement, une intervention peut ne contenir aucune liste de tâches. Dans un tel cas, l'exécutant de l'intervention ne pourra réaliser que des actions inopinées, c'est à dire prendre des photos, faire des observations (commentaires) et signaler des mouvements de pièces/rechanges.

Où trouver les listes de tâches ?

L’accès aux listes de tâches se fait depuis le menu principal comme montré ci-dessous. Les listes de tâches font également partie des objets qui sont retournés par le moteur de recherche.

Que trouve-t-on dans une liste de tâches ?

Comme le nom peut le laisser supposer, une liste de tâches est…. une liste (ordonnée) de différentes tâches comme dans l’exemple ci-dessous.

Outre son libellé (“Contrôle visuel bouteille”, “Récapitulatif des observations”…), chacune des tâches est caractérisée par sa nature.
Il existe 11 types de tâches différents qui permettent de couvrir l’ensemble des besoins des exécutants. Elles permettent notamment de recueillir de nombreuses informations et de déclencher de multiples actions.

Les finalités et spécificités de chaque type de tâche sont expliquées à la page “créer ou modifier une liste de tâches”.

Le nombre de tâches composant une liste n’est pas limité. Et le nombre de listes de tâches pouvant être associées à une intervention (ou à un modèle d’intervention) n’est pas non plus limité.

Les listes de tâches rattachées à une entité particulière

Pour prédéfinir la nature des interventions pouvant être effectuées sur une entité donnée, il est possible de réaliser une pré-association entre une ou des listes de tâches et cette entité.

Exemple de cas d’usage : pré-associer une gamme “visite 2000 h pour moteur XYZ” à un engin de chantier équipé d’un moteur XYZ (cas ci-dessous).

Cette pré-association met en œuvre une (ou des) liste(s) de tâches qui sont déjà créées et se réalise depuis la page de l’entité concernée.

Cette pré-association sera utile à chaque fois qu’une intervention concernant cet engin sera créée. En effet, que ce soit dans l’interface web ou dans l’application mobile, le système proposera automatiquement de choisir cette liste. Pour l’utilisateur, ce sera un gain de temps et, surtout, la certitude de sélectionner une liste compatible avec les règles de maintenance de cet engin.

Explication de l’illustration ci-dessous :

1. depuis la page de la “Pelle 16 t n°3”, l’utilisateur déclenche la création d’une nouvelle intervention. Le nom “Pelle 16 t n°3 - 7/2/2023, 15:35” est automatiquement proposé. L’utilisateur peut le changer. Il peut également ajouter des informations dans la description.
2. L’utilisateur valide la création de cette nouvelle intervention.
3. Parce qu’elle concerne la “Pelle 16 t n°3”, le système propose d’inclure dans la nouvelle intervention la liste de tâches pré-associée “Visite 2000 heures pour moteur XYZ”. L’utilisateur peut refuser la proposition.

Si le contenu de la liste de tâches venait à être modifié, la pré-association tiendrait compte de ces changements de façon totalement transparente pour l'utilisateur. Celui-ci est assuré de toujours utiliser la version la plus récente.

Les listes de tâches pré associées à une référence particulière

Reprenons l’exemple ci-dessus et imaginons que l’utilisateur ait à assurer la maintenance de plusieurs pelles mécaniques de même référence. Pour éviter d’avoir à pré-associer la liste de tâches à chacune de ces pelles, on pourra dans ce cas la pré-associer à la référence de toutes ces pelles. En une seule opération, on s’assure que toutes les pelles de ce modèle, présentes ou futures, ont bien, en permanence, la même liste de tâches, toujours à jour.

Cette pré-association se réalise depuis la page de la référence concernée.

Aucun des mécanismes habituels de création, de programmation ou d'exécution des interventions n'est remis en cause ou limité par le fait qu'une ou des listes de tâches soient pré-associées à une entité ou à une référence. L'utilisateur continue à pouvoir créer les interventions de son choix avec les listes de tâches de son choix.