La page d'une référence

Avant toute autre chose, nous vous invitons à consulter les nombreuses informations disponibles dans la page de généralités sur les références et à suivre le tour guidé qui est associé à la page de chacune des références présentes dans le What is What.

Si la présente page d’aide a été appelée directement depuis la page d’une référence, il vous suffit de cliquer sur more VISITE GUIDEE DE LA PAGE, au dessus du bandeau orange supérieur.

Sinon, ouvrez la page de n’importe quelle référence, affichez l’aide correspondante et effectuez le tour guidé comme indiqué ci-dessus : il devrait déjà vous apporter beaucoup d’informations !

Enfin, voici quelques informations complémentaires.

Les documents d’une référence

A toute référence, il est possible d’associer des documents : photos, fichiers pdf, vidéos, fichiers Word ou Excel, etc. Ils seront stockés et accessibles au travers de la plateforme, depuis la page de la référence considérée.

Les documents de type photo sont affichés dans la partie supérieure de la fiche de la référence et constituent une galerie. Cliquer sur l’une d’elles permet de l’ouvrir et d’accéder à différents outils (renommage, rotation, annotation, déplacement au sein de la galerie…)

Les documents de nature autre que photo sont, eux, accessibles depuis l’onglet “Documents” dans la partie inférieure de la page. Au sein de cet onglet, ils sont cliquables pour être ouverts dans une visionneuse ou être téléchargés, renommés, etc.

Comme dans l’exemple ci-dessus, il est possible d’assigner un ou plusieurs tags (étiquettes) à chaque document pour signaler sa nature et faciliter son identification.

Ajout de documents

Il existe 2 façons d’ajouter des documents à une référence. Dans les deux cas, il faut commencer par cliquer sur le bouton add_circled orange, en bas, à droite de la page.

• cliquer sur file_uploadouvre une interface pour glisser-déposer un ou plusieurs fichiers ou pour activer l’explorateur de fichiers
• cliquer sur linkouvre une interface pour définir un lien (URL) vers un fichier EXTERNE au What is What (seul le lien est sauvegardé, pas le fichier).

Le nom des fichiers est indexé de sorte que les documents peuvent être retrouvés au moyen du moteur de recherche global, au même titre qu'une référence, qu'une intervention, etc.

Les discussions liées à une référence

Pour capturer de “petites” informations qui ne sont ni des documents, ni des propriétés, l’utilisateur a la possibilité de contribuer au fil de discussion attaché à chaque référence. Ce fil doit être compris comme une collection chronologique de post it. Comme pour les post it papier, il s’agit de noter en quelques mots une idée, un nombre, une observation (texte uniquement). Mais, en plus, chaque post it de la discussion est daté et attribué.

Les discussions sont regroupées dans un onglet de la partie basse de la page d’une référence.

Tout utilisateur, droits permettant, peut ajouter un tel post it qui deviendra visible des autres utilisateurs. Pour cela, il lui suffit de cliquer sur le bouton add_circled orange, en bas, à droite de la page puis sur chat_bubble_outline.

Les listes de tâches liées à une référence.

Voir à ce sujet la page consacrée aux listes de tâches.

Effets de la désactivation d’une référence.

Lorsqu’une référence n’a plus de raison d’exister dans le What is What, par exemple parce qu’il s’agit d’un produit qui n’est plus fabriqué, il est possible, comme pour une entité, de la désactiver.

Cette opération a pour effet de la faire disparaître des affichages, comme si on avait enlevé une page dans un catalogue. Par conséquent, les liens entre les entités exemplaires et les références désactivées sont supprimés. Il n’est donc plus possible de passer directement des exemplaires à leur “modèle” et réciproquement.

L’association des exemplaires à une autre référence (nouvelle ou préexistante) est possible.

Une référence n'est jamais totalement et irrémédiablement effacée du What is What. Tout d'abord, selon le réglage de vos préférences utilisateur, il vous est possible de visualiser les objets désactivés (références, entités…) et donc d'accéder (lecture seule) à l'ensemble des données, informations et documents qui lui étaient associés. Ensuite, si nécessaire, elle peut être réactivée (demander à votre administrateur).
Note : par défaut, la visualisation des objets désactivés n'est pas activée dans les préférences utilisateurs.

En savoir plus :

Généralités sur les références

Créer une nouvelle référence

Ajouter des propriétés à une référence

Les listes de références