Les rapports

Le système inclut un générateur paramétrable permettant de produire des rapports, c’est à dire des documents Excel ou pdf dont la mise en page respecte un modèle prédéfini et dont le contenu incorpore des données contenues dans le système What is What.

Cela peut vous permettre de produire, par exemple, un rapport d’intervention au format pdf comme ci-dessous ou un fichier Excel qui listera les valeurs relevées par une sonde de température au cours des 24 dernières heures.

Ces rapports peuvent être produits :

• à la demande, c’est à dire en réponse à une action de l’utilisateur (“clic” sur l’icône qui va bien)
• ou de manière automatisée : périodiquement (par exemple une synthèse hebdomadaire) ou occasionnellement lorsque certaines conditions sont remplies (par exemple le changement de statut d’une certaine entité).

Il est possible de définir et de personnaliser des rapports sur à peu près tout ce que l'on veut. Par conséquence, les modèles de rapports ont de grandes chances d'être différents d'un environnement What is What à l'autre. Toutefois, les principes ci-dessous restent vrais dans tous les cas.

Les modèles de rapport

Avant de pouvoir générer des rapports, il est nécessaire de fournir au système un modèle pour lui spécifier quel sera le contenu à incorporer et comment il faudra le mettre en forme. Pour cela, droits permettant, il faut accéder au paramétrage du générateur, depuis le menu principal.

Nous recommandons aux administrateurs de restreindre drastiquement les accès à ce menu. La suppression ou la corruption d'un seul fichier de paramétrage peut, par exemple, rendre impossible la production des étiquettes QR codes.

La liste ci-dessous montre quelques uns des rapports qui ont été configurés pour un environnement donné. Chaque rapport y est décrit par :

• son nom. Par exemple : “Demande d’achat de consommable”. C’est en cliquant sur ce nom que les utilisateurs pourront déclencher la génération (voir plus bas).
• sa description. Par exemple : “Demande d’achat unitaire”.
• son type. Par exemple : product/consumables. Ce paramètre permet de définir le contexte dans lequel il sera possible de générer ce type de rapport. Ainsi, un rapport de type “intervention” sera disponible dans la page d’une intervention, mais pas dans celle d’un ticket.
• son format (Excel ou pdf)
• un fichier, technique, de définition

A droite du nom de chaque modèle de rapport, trois icônes permettent d’agir :

• pour modifier le modèle :edit
• pour supprimer le modèle :delete
• pour télécharger le fichier de définition (du système vers l’ordinateur de l’utilisateur) : file_download.

L’icône verte add_circled, en haut, à droite, permet de créer un nouveau modèle.

Pour une création comme pour une modification, le paramétrage se fait très simplement au travers de la pop-up ci-dessous où l’on retrouve les 5 éléments caractéristiques cités plus haut.

Le nom et la description sont des chaînes de caractères libres. Nous vous recommandons de donner des noms courts (au plus une vingtaine de caractères) pour un affichage harmonieux dans les menus.

Les types de rapport sélectionnables dépendent de la configuration de votre environnement, notamment des template d’entités qui ont été chargés. Certains types sont toutefois présents dans tous les environnements : générique, intervention, liste d’interventions, ticket, tag, référence, etc.

La construction des fichiers de définition nécessite des explications qui débordent du cadre de cette aide en ligne. Sans être compliquée, elle doit être réalisée par un utilisateur spécifiquement formé et ayant une connaissance avancée du What is What.
Pour en savoir plus, contactez le support utilisateurs.

Génération manuelle d’un rapport.

Selon les cas, la production d’un rapport peut être déclenchée en cliquant sur une icone imprimante print affichée dans une page ou en cliquant sur “rapport” lorsque ce choix est proposé dans un menu.

Le ou les types de rapport disponibles pour le contexte du menu ou de la page affichée sont alors proposés. Dans l’exemple ci-dessous, il existe 3 types de rapport pour ce contexte donné (en l’occurrence une liste d’entités). Il ne reste qu’à cliquer sur le modèle souhaité.

La génération d'étiquettes QR code permettant d'identifier une entité se fait au moyen de rapports spécifiques.

La production du rapport peut être quasi instantanée ou durer plusieurs dizaines de secondes selon la quantité et la complexité des données qui sont manipulées. A partir du moment où la génération a commencé (affichage en orange, en bas à gauche de l'écran, du nom du rapport en cours de préparation, il ne sert à rien de cliquer à nouveau sur le bouton de déclenchement tant que le processus n'est pas terminé.

L’utilisateur peut suivre la progression du travail dans la petite fenêtre qui s’ouvre en bas, à gauche de l’écran. Quand le rapport est prêt, son nom apparaît en vert. Il est construit comme suit : nom du modèle + date et heure de génération. Il peut s’agir d’un fichier pdf, d’un fichier excel ou d’un jpeg (pour les QR codes), selon les cas.

A côté du nom du rapport, deux icones d’action :

• file_download pour télécharger le rapport sur l’ordinateur
• email pour envoyer directement le rapport par courriel soit à un utilisateur du What is What, soit à une personne extérieure identifiée par son adresse mail.

Génération automatique de rapports.

Cette partie sera complétée ultérieurement.